دستورات کاربردی برای مدیریت اسناد الکترونیکی

اسناد و آرشيو — توسط در اردیبهشت ۳۱, ۱۳۸۹ در ۵:۳۸ ق.ظ

چكيده: مقاله حاضر ساخت و توسعه سيستمهاي مديريت اسناد را در دو قالب محتوايي و ساختاري پيشنهاد مي كند و به بررسي  قواعد مربوط به آنها مي پردازد.

مقدمه: وقتي تكنولوژي و روش جديدي براي انجام فعاليتهاي اداري به سازماني معرفي مي شود روشهاي قديمي و عملياتي كه براي كنترل اسناد در كليه مراحل( توليد، دريافت، ذخيره سازي، بازيابي و نگهداري) انجام مي گرفته اند از اثر بخشي كمتري برخوردار خواهند شد. اما بطور كلي در روشهاي جديد و قديم براي ذخيره و نگهداري اسناد ارزشمند دو شيوه متمركز و غير متمركز اعمال مي شود.
در نظام الكترونيك صرفه نظر از شيوه هاي متداول ، ساخت و توسعه سيستمهاي مديريت اسناد الكترونيكي بايد درقالب دو بخش محتوايي (قواعد اسناد وابسته ) و ساختاري (الزامات اجرايي سيستم ) ملاحظه شوند.

قواعد اسناد وابسته :
1 – اطلاعات مربوط به  فعاليتهاي كاري كه به روش الكترونيكي انجام مي شوند بايد فعالانه مديريت شده و به عنوان مداركي اصيل و اصلي ، به نحو قابل اعتمادي نگهداري شوند.
اسناد الكترونيكي كه به وسيله يك دوره فعاليت كاري -كه بيشتر به صورت خودكار انجام مي شود – توليد مي گردند، ممكن است به عنوان تنها مدرك موجود از يك فعاليت و يا تنها شاهد از يك تصميم مشخص ، بكار روند. نگهداري از اين مدرك به عنوان سند براي عملياتي كارآمد و نيز مسئوليت پذيري و وظيفه پاسخگويي يك سازمان ضروري است. اين قاعده در ارتباط با مشخص نمودن آن دسته از اطلاعات الكترونيكي است كه به عنوان اسناد استنادي و يا مدارك قابل استناد ، وضع شده است.
2- اطلاعات كاري و عملكرد بايد با متن و محتواي فعاليت خود، از طريق ابرداده ها مرتبط گردند .
در حقيقت اطلاعات براي اينكه به عنوان سند از ظرفيت خوبي برخوردار و كارآيي لازم را داشته باشند ، ضروري است با داده هاي اضافي( مثل ابر داده ها) كه در متن فعاليت كاري جاي دارند و همچنين با محيط رايانه اي كه اطلاعات را توليد كرده مرتبطند ، ممزوج گردند. مثلا در انجام كارهاي يكسان ، سياق و متن كار و ثبت آن از طريق سيستم بطور خودكار انجام مي پذيرد (مثلا در نوشتن يك درخواست  اداري توسط محيط الكترونيكي رايانه، كلماتي نظير نام و نام خانوادگي، موضوع ، تاريخ ، متن و امضا و… بطور خودكار پديد مي آيند). در سيستمهاي ديگر مثل اطلاعات متني ، بايد اين اطلاعات به اسناد ضميمه شوند زيرا براي برجسته كردن فايده و ارزش آنها به عنوان مداركي از فعاليتهاي كاري لازم است اين اسناد به مدت كافي قابل استناد باشند.
3- اطلاعات كاري بايد نگهداري شده و براي كاربران مجاز ، به هر مدت مورد نياز ، قابل دسترس باشند.
آماده سازي و طراحي نرم افزار براي اطلاعات موجود در يك فعاليت كاري بايد به صورتي باشد كه قابليت جستجو ، بازيابي و اجرا در شكل و رسانه قابل دسترسي را تأمين كند و اين قابليتها( جستجو ، بازيابي، اجرا) بايد به هر مدتي كه براي اهداف كاري و يا قانوني لازم است ، ماندگار شوند.
4 – اطلاعات كاري بايد قابليت امحا را بطور سيستماتيك ، حساب شده و با مديريتي روشمند داشته باشند.
مشخصه يك سيستم مناسب براي نگهداري اسناد اين است كه اسناد توليد شده – بر حسب يكسري قواعد معين – در يك دوره فعاليت كاري را نگهداري كرده و به روش مناسب و پس از زوال ارزش نگهداري، امحا كند. سيستم نيازمند است كه قابليت امحاي اسناد را روشمند ، قابل محاسبه و پاسخگو با استفاده از مقتضيات و لوازم عملي و حقوقي داشته باشد.

اطلاعات براي اينكه به عنوان سند از ظرفيت خوبي برخوردار و كارآيي لازم را داشته باشند ، ضروري است با داده هاي اضافي( مثل ابر داده ها) كه در متن فعاليت كاري جاي دارند و همچنين با محيط رايانه اي كه اطلاعات را توليد كرده مرتبطند ، ممزوج گردند

قواعد سيستمهاي وابسته :
1 –  سيستمهاي ثبت و مديريت اطلاعات مربوط به فعاليتهاي كاري بايد بر ابرداده هاي استاندارد به عنوان قسمتهاي فعال، ديناميك و سازنده ي يك دوره نگهداري اسناد اعتماد كنند.
روشهاي سيستم نگهداري خودكار اسناد ، قابليتهاي توانمندي را براي دست يابي و ضميمه نمودن اطلاعات متني استاندارد، به محتواي اسناد در طول زمانهاي مختلف توليد سند از طريق طبقه بندي و كلمات مترادف استاندارد، پيشنهاد داده است.
2- سيستم بايد تا جاي ممكن بر استانداردهاي باز و تكنولوژي هاي بي طرف اعتماد كند.
بسياري از محصولات نرم افزاري كه اسناد را توليد و يا مديريت مي كنند بر اساس استفاده از ابزارهاي اختصاصي ، توليد شده اند همين موجب وابستگي نرم افزارها به سخت افزارهاي خاصي شده است كه اين مسئله مي تواند تأثير نامطلوبي بر دستيابي و نگهداري از مواد آرشيوي بگذارد. البته استفاده از استانداردهاي باز اين وابستگي تكنولوژيكي را بهبود مي بخشد.
3- سيستمها بايد براي حجم زيادي از دريافت و صدور ، قابليت استفاده از فرمتهاي باز را داشته باشد.
اسناد الكترونيكي كه محصول يك دوره كاري و مديريت فعاليتها از طريق نرم افزار نگهداري اسناد مي باشند ، ممكن است وابستگي هاي نرم افزاري و سخت افزاري داشته باشند . نرم افزار نگهداري اسناد بايد اين قابليت را داشته باشد كه از طريق پشتيباني براي دوباره سازماندهي كردن قسمتهاي صدور و دريافت و يا حداقل از طريق ابرداده هاي غير اختصاصي اسناد، اين وابستگي را از بين ببرد.
4 –  سيستم بايد اطلاعات فعاليت كاري را در محيطي امن نگهداري كند.
از منظر امنيتي، اغلب در سيستم ماشيني براي انجام يك فعاليت كاري ، زماني كه افراد زيادي مي توانند با اطلاعات الكترونيكي تعامل داشته باشند- مثل ديدن اطلاعات، چاپ، تصحيح ، كپي كردن و غيره – حصار امنيتي به حداقل مي رسد. بنابراين سيستم بايد قابليت ايجاد امنيت لازم براي اسناد را داشته باشد.
5- سيستم تا جاي ممكن بايد ابرداده توليد كند.
معيارهاي انساني جستجو، بيان مي دارد كه استفاده كنندگان نوعا دوست دارند حين انجام كار ، بواسطه كارهاي فرعي نسبت به كار اصلي اي كه دارند، بيشتر از سه بار دچار وقفه نگردند و از طرفي تهيه مجلدي از ابرداده هاي نگهداري اسناد، انتظار غير عملي است كه كاربر نهايي، براي آماده كردن اين اطلاعات دارد اما سيستم بايد به گونه اي طراحي و ساخته شود كه بتواند مجموعه خودكاري از فيلدهاي ابرداده اي اسناد را بوجود آورد.
6- يك سيستم كارآ براي مديريت اطلاعات كاري ، به عنوان بخشي ارگانيك از چرخه فعاليت محسوب مي شود.
البته هر سيستم نگهداري اسناد خوب، عضو تشكيل دهنده از يك فرآيند كاري است و هر زمان فرآيندي خودكار و يا ماشيني مي شود بايد هميشه عاملي، يكپارچگي هم زمان نرم افزار را خردمندانه ارزيابي كند.
7 – كاربران بايد بتوانند بسهولت، سندي از فعاليت كاري توليد و يا ثبت نمايند.
ضروري است، سيستم نرم افزاري كه نگهداري اسناد را ماشيني مي كند، به نحوي طراحي گردد كه كار كردن با آن براي كاربر نهايي كاملا واضح و آسان باشد.
لوازم اجرايي  سيستم:
لوازم اجرايي سيستم در دو قسمت الف به عنوان اجزاي تشكيل دهنده مديريت سيستم و در قسمت ب به عنوان خطرات و احتمالات جاي داده شده اند.
الف – اجزاي تشكيل دهنده مديريت اطلاعات براي يك فعاليت كاري موفق در محيط الكترونيكي :
نرم افزار خوب تنها يك جزء سازنده از مديريت اطلاعات الكترونيكي است مديريت الكترونيكي موفق اطلاعات در يك سازمان اجزا ديگري دارد كه عبارتند از:
•    چارچوب خط مشي ها :
همراه با آماده سازي نرم افزار با روشهاي نگهداري رايانه اي اسناد، ضروري است مديريت اطلاعات موجود تحليل شود و سياستهاي امنيتي سيستم  بررسي و تدوين گردد و قوانيني براي پرداختن به نواحي كه نياز به بازنگري دارند، بوجود آيد و بالاخره فاصله بين قابليتهاي نرم افزاري و سياستهاي مرتبط با مسئوليت نگهداري ، بازيابي و امحا اسناد از ديدگاه هاي مختلف كاركنان برآورد شود . سياستهاي كاري راهنماهاي خوبي براي ساخت نرم افزاري است كه مي تواند اطلاعات كاري را مديريت كند و داراي ابزارهايي نظير طرح توصيفي و مدلهاي ابرداده هاست.
•    تحليل چرخه كاري:
بازنگري مهندسي سيستم، بر آماده سازي هر تكنولوژي اطلاعاتي مقدم و ارجح است و شامل شناسايي ، بيان نقشها و ظرفيت جايگزيني مسئوليتها مي باشد.
•    مديريت تغيير:
آماده سازي يك سازمان براي اين كه بتواند فعاليتهايش را بطور خودكار انجام دهد، تنها منجر به تحول در روشهايي كه چرخه فعاليت را به اتمام مي رسانند، نمي شود بلكه نقش و وظايف كاربر نهايي را نيز تغيير مي دهد. آماده كردن مولفه هاي انساني براي اين دگر گوني بر هر نوع آماده سازي فني تقدم و ارجحيت دارد.
•    تداوم و پايداري:
توسعه و نگهداري از سيستمهاي خودكار ، بطور كلي به بودجه سازماني وابسته است وقتي بايد اقدام به نگهداري اسناد به صورت خودكار كرد كه به عنوان بخشي از توسعه سازماني ، ادامه حيات ، فعاليت و نگهداري از سيستم ماشيني وجود داشته باشد.
•    توسعه قابليت و توانايي:
نرم افزار ماشيني نيازمند است تا سازمان قابليتهاي كارمندان خود را توسعه و بهبود بخشد. البته ممكن است اين مورد كاملا مرتبط با تكنولوژي بنظر نيايد.اما بايد توجه داشت كه توسعه قابليت كاركنان به اندازه توسعه قابليت تكنيكي براي سازمان به جهت حمايت و نگهداري از تلاشهاي تكنيكي لازم و ضروري است.
•    مديريت كيفيت:
آماده سازي راه حل هاي فني نيازمند است كه عملكرد نرم افزار از جنبه هاي مختلف ارزيابي و قابليتهاي ‌آن سنجيده شود تا ضوابط لازم براي تهيه و آماده سازي يك مجموعه ي  نرم افزار كه چرخه فعاليت را پوشش مي دهد، توسعه يابد.
•    مديريت تركيب:
لازم است نه تنها از قابليتهاي نرم افزار در نگهداري اسناد اطمينان حاصل نمود بلكه بايد مطمئن شد كه اين قابليتها به نحو صحيحي شكل گرفته اند زيرا فقط در اين صورت است كه مي توانند زير بناي آي تي يك سازمان را اجرا كنند.
•    فرهنگ سازماني:
فرهنگ غالب بر يك سازمان همانند بقيه استانداردهايي كه مقبوليت همگاني كاركنان را نياز دارد مي بايد فرهنگ ارزش و اهميت نگهداري بهينه اسناد را تقويت نمايند. براي چنين اقبال و قبولي لازم است مديران اجرايي از طريق كانال مديريتي خود دائما اهميت موضوع را برشمرده و به كارمندان گوشزد كنند.
ب – خطرات و احتمالات:
خطراتي كه نوعا مرتبط با آماده سازي نرم افزار مي باشند در چند بخش بر شمرده مي شوند كه برخي از آنها عبارتند از:
•    انتخاب نرم افزار:
تعيين نرم افزاري مناسب جهت انجام كارها و فعاليتهاي سازماني به نحو شايسته ، از ميان طيف وسيعي از محصولات “كاتز”  كار ساده اي نيست و احتمال بروز خطا مي رود.
•    توسعه نرم افزار:
وابستگي به فروشندگان و توليد كنندگان نرم افزاري توأم با مشكلات در فهم و دريافت نرم افزار و يا عدم توانايي فروشندگان در تشخيص وحل به موقع مشكلات ، گرفتاريهاي تجربه شده اي است كه ضريب موفقيت را بسيار مي كاهد.
•    سازگاري تكنيكي:
عدم شناخت كافي از مشكلات و مسائل مربوط به يكپارچگي و انسجام نرم افزار مديريت اسناد الكترونيكي در زير بناي تكنولوژي اطلاعات سازماني موجب بروز خطراتي خواهد شد.
•    ارتباطات گسترده:
عدم توانايي در برقراري ارتباط مؤثر در چرخه فعاليتها و يا ناتواني در برقراري ارتباط بين دستورات و درخواستهاي كاربر نهايي ، موجب پديد آمدن مشكلاتي خواهد بود.
•    آموزش:
عدم آموزش كافي و مؤثر در زمينه بكارگيري نرم افزار مي تواند قبول و پذيرش كاربر نهايي را متزلزل و خدشه دار سازد.
•    كاهش بهروري:
چرخه فعاليتهاي ماشيني ممكن است تا مدتي بهره وري را در يك سازمان به علت تغييرات نرم افزاري و عدم آشنايي كاربر نهايي با محصول جديد ، پايين آورد.
•    تغييرات در كاركنان:
تغيير مديركل و يا تغيير مسئوليتهاي كاركنان كليدي در گروهي كه موظف به آماده سازي نرم افزار هستند ، تأثير نامطلوبي بر كل پروژه دارد.
•    كميت پذيري:
وسعت عملي كه تهيه كننده نرم افزار در ابتدايي ترين قدمهاي طراحي در نظر داشته است، ميزان اهميت و درجه بزرگي نرم افزار را تعيين مي كند .

منابع و مآخذ:

1. records – related  principles
2. systems – related principles
3. implementation issues
4. http://www.archives.gov.ua/Archives/ICA-ADRI-1.pdf.( principles and requirements for records in electronic office environment – module 1 , version:2/3/2008,p .8)
5. COTS(Commercial Off-The-Shelf = software or hardware products, which are ready-made and available for sale to the general public)
6. http://www.archives.gov/records-mgmt/policy/pilot-guidance.html#3.1.6


برچسبها: , , , , ,

پاسخ بدهيد

دنبالكها

ارسال دنبالك